چگونه از زمان درست استفاده کنیم؟
«اِیچ.جکسِن بروان»، نویسندهی شهیر آمریکایی میگوید: «نگویید که وقت کافی ندارید. شما دقیقا همان تعداد ساعاتی را در روز در اختیار دارید که هِلن کلِر، لویی پاستور، میکل آنژ، مادر ترِزا، لئوناردو داوینچی، توماس جِفِرسِن و آلبرت انیشتین داشتند.» همهی ما آرزو میکنیم که کاش زمان بیشتری در روز داشتیم. وقتی روز به پایان میرسد و نگاهی به آنچه انجام دادهایم میاندازیم، اغلب از خودمان میپرسیم که آن همه ساعت کجا رفتند. همهی ما همواره کم و بیش بحران زمان داریم.
مثلا میگوییم: «زمان کافی در روزم ندارم» یا «نمیدانم از کجا باید وقت پیدا کنم تا این همه کار را انجام دهم» یا «هیچ وقت برای خودم وقت ندارم». اگر شما هم مانند بیشتر مردم دنیا هستید، پس مدیریت زمان یکی از مسائل مهم زندگیتان است. اگر ادامهی این مطلب را بخوانید، به احتمال زیاد میتوانید نکاتی برای استفاده درست از زمان بیاموزید.
معنای استفاده درست از زمان
پیش از اینکه شروع به مدیریت زمان کنید، باید یاد بگیرید که زمان چیست. واژهنامهها زمان را به صورت «نقطه یا بازهای که در آن چیزی اتفاق میافتد» تعریف میکنند. به عبارت سادهتر، زمان، هنگام رخ دادن رویدادها است.
دو نوع زمان وجود دارد: زمان ساعتی و زمان واقعی. در زمان ساعتی، در هر دقیقه ۶۰ ثانیه، در هر ساعت ۶۰ دقیقه، در هر روز ۲۴ ساعت و در هر سال ۳۶۵ روز وجود دارد و همهی زمانها به طور یکسان میگذرند. هنگامی که فردی ۵۰ ساله میشود، دقیقا ۵۰ سال سن دارد، نه کمتر و نه بیشتر.
در زمان واقعی، همهی زمانها نسبی هستند. زمان بسته به اینکه شما چه کار میکنید، کُندتر و تُندتر خواهد گذشت. دو ساعت در ادارهی وسائل نقلیه ممکن است به نظر ۱۲ سال بیاید. در عین حال بچهی ۱۲ سالهمان انگار همین دو ساعت پیش به دنیا آمده است.
حالا کدام یک از این زمانها دنیایی را که واقعا در آن زندگی میکنیم، توصیف میکند؟ زمان واقعی یا زمان ساعتی؟
دلیل اینکه گجتها و سیستمهای مدیریت زمان به درد نمیخورند این است که این سیستمها برای مدیریت زمان ساعتی طراحی شدهاند. زمان ساعتی، نامربوط و غیرضروری است. زیرا شما در زمانِ ساعتی زندگی نمیکنید و حتی به آن دسترسی هم ندارید. شما در زمان واقعی زندگی میکنید. دنیایی که در آن هنگامی که در حال خوش گذراندن هستید، زمان پرواز میکند و وقتی دارید مالیاتتان را پرداخت میکنید، اصلا تکان نمیخورد.
خبر خوب اینکه زمان واقعی مفهومی روانی است و در ذهن شما وجود دارد. یعنی شما آن را به وجود میآورید و هر چیزی که خودتان ایجاد کنید، میتوانید مدیریتش کنید. حالا زمان آن رسیده است که همهی جملات خودتخریبگر و خودمحدودکننده را مانند «وقت کافی ندارم» یا «امروز وقت مناسبی برای شروع کار تازه یا مدیریت بهتر کار فعلیام نیست» را کنار بگذارید.
تنها سه راه برای گذراندن وقت وجود دارد: اندیشیدن، گفتوگو کردن و اقدام کردن. جدا از نوع کسبوکاری که دارید، کار شما از ترکیب این سه مورد تشکیل شده است.
همانطور که میدانیم زمانی که در اختیار داریم، بسیار محدود است. برای اینکه بتوانیم از این زمان محدود حداکثر استفاده را ببریم، نیاز به برنامهریزی داریم. برای اینکه متوجه شویم چه کاری را باید در چه زمانی انجام دهیم، به اولویتبندی کارهایمان نیاز داریم.
برای اولویتبندی کارها باید به سه گزینه زیر عنایت داشته باشیم:
1- بعضی از کارهایمان که هم مهم و هم فوری هستند، اولویت بالایی دارند.
2- آن دسته از کارهایمان که یا مهم یا فوری هستند، اولویت متوسطی دارند.
3- برخی از کارهایمان که نه مهم و نه فوریاند، اولویت اندکی دارند.
برای آنکه کارهایمان را انجام دهیم، با توجه به اولویتهای گفته شده، ما آن بخش از فعالیتها را که هم مهم و هم فوری هستند، قبل از همه کارها انجام میدهیم. سپس به سراغ کارهایی میرویم که اولویت متوسطی دارند، یعنی یا مهم هستند یا فوری. اما لازم است کارهایی را که نه مهم هستند و نه فوری، تا آنجا که میتوانیم حذف کنیم.
با حذف کردن این قبیل کارها، اطرافمان خلوت میشود و احساس راحتی خواهیم کرد. گاهی اوقات هم میتوان از فرد دیگری خواست تا بعضی از فعالیتها را که وقت نداریم خودمان انجام دهیم، برعهده بگیرد. این کار باعث میشود تا تراکمکاری برای ما سبکتر شود و ما با فراغ بال بیشتری به کارهای اصلیتر و مهمتر بپردازیم.
